Как работать с текстами в Google Docs: 10 полезных расширений

Сложно представить работу с контентом без текстовых редакторов. Раньше основным инструментом был MS Word, но сейчас его фактически вытеснил бесплатный облачный сервис Google Документы.

В статье расскажем о самом важном, что может понадобится при работе с текстами: как работать с Google Docs, как использовать инструменты и дополнения для работы с контентом, разберем горячие клавиши, как поставить кавычки ёлочки и длинное тире. Статья также будет полезна тем, кто пишет курсовую, диплом или диссертацию.

Интерфейс гугл документов очень похож на привычный MS Word, поэтому разбирать панель инструментов мы не будем, а расскажем про фишки, которые вы вряд ли знали.

Преимуществом google docs является то, что все изменения в файлах сохраняются автоматически и не возникает таких проблем как: «я забыла сохранить», «файл не найден» и т.д. В google docs можно настроить доступ на совместное пользование, что избавляет от большого количества скинутых файлов с комментариями и исправлениями от коллег.

В меню дополнений гугл документов есть более 100 инструментов, которые помогут быстрее править текст, добавлять графику, использовать голосовой ввод, работать со шрифтами и форматированием, и даже добавлять подпись к документам. Да, документы можно защищать паролем и добавлять электронную подпись.

Как создать Google Docs

Сначала нужно зарегистрировать аккаунт Gmail, если его еще нет – зарегистрируйтесь. После регистрации сразу можно пользоваться сервисом и создавать гугл файлы. Чтобы создать первый документ, перейдите по ссылке.

В меню находится список последних документов, с которыми вы работали, создание пустого файла и шаблоны для работы.

Чтобы создать новый документ, нажмите на «+».

Инструменты Google Docs

Прежде чем загружать дополнительные расширения, рассмотрим те, которые уже встроены.

Настройки доступа

Например, вы написали статью, отправили редактору на проверку, он прочитал и захотел что-то поменять и добавить комментарии. Чтобы не создавать лишних действия и не пересылать несколько раз файлы через электронную почту, можно настроить доступ в Google Docs. Это может сильно упростить работу и вам и редактору текста :)

Одно из преимуществ Google Docs, что над файлом может работать несколько человек одновременно и фактически следить за изменениями в прямом эфире.

Как настроить доступ к файлу показываем ниже на скриншотах.

Перейти по кнопке «настройки доступа» (в правом верхнем углу экрана) → вписать имена → перейти в настройки → разрешить нужные действия.
Желательно, чтобы у человека был гугл аккаунт и давать доступ к нему.

Или, разрешить доступ всем, у кого есть ссылка.

Доступ к файлу будет закрыт до тех пор, пока вы его не откроете. По умолчанию документ доступен только автору.

Голосовой ввод

Встроенная функция гугл документов, которая позволяет набирать текст под диктовку. Инструмент поддерживает 43 языка.
Чтобы использовать голосовой ввод, в меню выберете: инструменты → голосовой ввод

Выберете язык → нажмите на значок микрофона → говорите.

Работа с изображениями

В Google Docs можно обрезать картинки, убирая ненужные части. Не нужно совершать лишних действий и переходить в Paint, чтобы обрезать изображение.

В контекстном меню или правой кнопкой мыши нажмите по картинке и выберите пункт «обрезать изображение», с помощью черных рамок уберите лишнее.

Найти и вставить в один клик

Чтобы загуглить какую-то информацию и не выходить из документа, в меню нужно открыть: инструменты → расширенный поиск.
Или одновременно зажать на клавиатуре Ctrl + Alt + Shift + I

 Это встроенная функция, которая позволяет находить и вставлять информацию в документ.

Справа появится окно поиска – через лупу можно найти нужную информацию, скопировать ссылку или поставить ссылку на цитату.

Дополнительные шрифты

Google Fonts – если нужно больше шрифтов, чем стандартные Calibri и Arial, то в меню шрифтов выберите «другие шрифты».

Пролистайте вниз или введите название в поисковой строке – здесь находятся все доступные шрифты.

Упоминание в комментариях

Если нужно обратить внимание человека на определённый комментарий, выделите нужный фрагмент текста и нажмите «добавить комментарий».

В открывшимся поле для комментирования впишите «@» и начните вводить имя человека, работает так же, как и в упоминаниях во всех мессенджерах и электронной почте.

Автозамена

К примеру, нужно заменить дефис на длинное тире во всем документе. Чтобы это сделать, надо перейти в инструменты → настройки → замена.

В левое поле пишете исходные символы или слово, в правое – конечные.

Знаки препинания: как поставить длинное тире, кавычки елочки

Если работаете с текстами, стоит разделять тире и дефис, а также понимать для чего они используются.

Дефис – это орфографический знак, маленькая черточка ставится внутри одного слова и отделяет его части.

Тире – пунктуационный знак, он разделяет слова и простые предложения в составе сложного. Тире не ставится внутри одного слова, обычно в 2-3 раза длиннее дефиса.

Узнать подробнее где ставиться тире можно на сайте грамота.ру

Как поставить короткое тире

Короткое тире можно ставить через сочетание клавиш Alt + 0150 или через типографскую раскладку Бирмана. Длинное тире ставится через сочетание клавиш Alt + 0151

С помощью раскладки можно набирать специальные символы без ввода символьных кодов. Чтобы скачать типографскую раскладку Бирмана, перейдите по ссылке.
На раскладке сочетание клавиш: Alt + Shift + клавиша «минус» в верхнем ряду.

Как поставить кавычки елочки

Французские «елочки» – это основные кавычки в русском языке и используются в печатных текстах.
Использование в тексте компьютерных " " – ошибка при печатании. Читайте техническое оформление текста

Самый простой способ – поставить раскладку Бирмана или использовать сочетание клавиш на стандартной клавиатуре:

• Alt + 0171 – открыть кавычки «
• Alt + 0187 – закрыть кавычки »

Горячие клавиши

Быстрые клавиши экономят время и помогают не отвлекаться от содержания. Поэтому запоминайте основные:

• Ctrl + с и Ctrl + v – скопировать и вставить выделенный текст
• Ctrl + k – вставить/изменить ссылку
• Ctrl + f – поиск по документу
• Ctrl + Alt + с – скопировать форматирование
• Ctrl + Alt + v – вставить форматирование
• Ctrl + a – выделить весь документ
• Ctrl + Alt + цифры 1-6 – добавить стиль заголовка
• Ctrl + Shift + 7 – нумерованный список
• Ctrl + Shift + 8 – маркированный список
• Ctrl + Alt + m – добавить комментарий
• Ctrl + Alt + Shift + I – открыть «расширенный поиск», или загуглить какую-то информацию, не выходя из документа.

Больше вариантов сочетаний можно посмотреть в справке Google Docs.

Дополнения Google Docs

Дополнения для гугл документов устанавливаются через меню: «дополнения» → «установить дополнения».

Все ваши дополнения доступны в соответствующем меню. Через поисковую строку найдите инструменты по названию.

Ниже рассмотрим те расширения, которые упрощают работу с текстами и форматированием.

Styles – дополнение настраивает дизайн документа в один клик. Коллекция из 20 разработанных наборов, которая дополняет стандартные стили: от сдержанных для отчетов до рукописных.

Чтобы настроить форматирование, откройте меню «стили», выберите стиль для просмотра, а затем нажмите «применить».

Doc Tools – набор инструментов для быстрой правки регистра слов в выделенном фрагменте текста. Есть функции сортировки таблиц и списков, конвертации слов в числа, изменение регистра шрифта.

Text Cleaner – удаляет форматирование, и чистит текст.
В гугл документе тоже можно очистить форматирование, но удалится все выделение текста: ссылки, жирное начертание, цвет и т.д. Дополнение Text Cleaner удаляет только нужные фрагменты и убирает разрывы строк, пробелы. Удобно для тех, кто выгружает статьи в админку сайта, чтобы не нарушать общий стиль текста.

Чтобы применить функцию: установите → выделите текст → нажмите «дополнения» → Text Cleaner → выберете нужное форматирование.

EasyBib – автоматически оформляет список литературы.

Translate+ – переводит текст на любые языки. Больше подойдет для отдельных слов и фраз, так как с переводом в больших объемах может не справится и дать неразборчивый перевод.

DocSecrets – можно скрывать фрагменты документа и защищать паролем, чтобы не показывать их другим пользователям.

MindMeister – из текста создает интеллектуальные карты.

Установите дополнение → откройте его в меню дополнений → нажмите «вставить в виде интеллектуальной карты». Список будет преобразован в интеллектуальную карту и встроен в документ как изображение.

На карте нельзя редактировать и перемещать текст, но можно установить полную версию приложения MindMeister, если нужен функционал с большими возможностями.

Видеоинструкция как сделать из текста карту (на английском).

HelloSign – добавляет электронную подпись.
Инструмент бесплатный.

URL Shortener
Позволяет сокращать громоздкие ссылки, использованные в документе. А также по клику сокращает URL открытого «Google Документа» и автоматически заменяет выделенную активную ссылку.

Table of Contents
Автоматически создаёт кликабельное оглавление на боковой панели для удобной навигации по большим документам. Дополнение собирает все заголовки и позволяет моментально переходить к нужному разделу текста. При изменении структуры материала оглавление можно обновить.