10 необычных, но эффективных правил тайм-менеджмента

Тайм менеджмент упрощает жизнь. Чем бы вы ни занимались, навыки планирования будут полезны. Мы держим руку на пульсе новых исследований в этой области и хотим поделиться нестандартными правилами.

Планируйте важную работу на 4 часа в день

Знаете про расписание дня Чарльза Дарвина? Просыпаясь, он отправлялся на прогулку и завтракал. Далее следовал распорядку дня:

8:00 — приступал к работе.

9:30 — отвечал на письма, просматривал утреннюю почту.

10:30 — трудился еще 1,5 часа.

12:00 — прекращал работать. Утверждал, что сделал хороший объем работы за день.

12:00-15:00 — Обед, прогулка, чтение газеты.

15:00-16:00 — Сон

16:00-17:30 — Короткая прогулка, работа

Таким образом, он работал около 4,5 часов в день. И  при этом успел написать 19 книг.

Андерс Эрикссон, специалист по психологии труда, называет бесполезной работу более 4-х часов. Также учёные доказали, что переработки могут негативно сказаться на эрудиции: исследование показывает, что те, кто работает 55 часов в неделю вместо 40, имеют меньший словарный запас и хуже аргументируют свою точку зрения. Традиционный 8-часовой рабочий день — это не оптимальная формула продуктивности. Это наследство, доставшееся нам от промышленной революции.

Как быть продуктивным, если вы работаете 8 часов

1. Отследите свои часы активности с помощью таблицы калькулятор продуктивности. В течение дня ставьте значения по шкале до 10 баллов.
2. Выделите 4 часа для важнейших задач дня и сконцентрируйтесь на них.
3. Остальные 4 часа оставьте на процессные задачи: почта, совещания, отчеты и другую «неглубокую работу».

Планируйте, чтобы экономить время

Если у вас насыщенный рабочий день, богатый задачами — в начале напишите список дел. Напротив каждого пропишите время, которое по-твоему займет каждое из заданий.Потом попробуйте сделать каждое из заданий в 2 раза быстрее, чем предполагал. Любое дело растяжимо до бесконечной идеальности. По закону Парето 20% усилий принесут 80% результата.

Знать сколько времени занимает каждая задача — полезно. Если не получается примерно рассчитать, отследите в течение недели тайминг. Это поможет точно закладывать время в будущем и увидеть моменты прокрастинации. Для этого следует на протяжении недели записывать, что делаешь каждую минуту времени. Начиная от чистки зубов и завтрака, заканчивая совещанием. Результаты поразят!

Убирайте телефон со стола

Гаджетов много в нашей жизни. Мы привыкли быть онлайн, где бы ни находились.  И стали очень доступны для других. Этим пользуются: легко вторгаются в личное пространство днем и ночью.

В рабочее время лучше убирать телефон с рабочего стола, даже если телефон выключен. Сам факт того, что телефон находится в видимой зоне заставляет отвлекаться на него. Это снижает память и способность к аналитическому мышлению. Так что место телефону во время работы — в тумбочке или сумке. Если нужно следить за временем — кладите наручные часы рядом с компьютером.

Попробуйте метод «Помидора» — о нем мы писали в статье про соблюдение дедлайнов. Раньше использовали на телефоне, теперь же пользуемся им в качестве расширения к Google Chrome. Оказалось, это удобнее. Помимо отсчета времени, оно умеет блокировать ресурсы, которые помещены в черный список (например, соцсети).

Составляйте список входящих задач  

Держите на рабочем столе лист А4 со списком «входящих». В такой список можно вносить задачи без деления на категории и все идеи, приходящие в голову и которые не относятся к текущим задачам.

Можно использовать приложения для создания списков — Wunderlist, ToDoList, стандартные заметки для Mac и Windows.

Такие заметки можно отложить до момента, когда сможете разобрать по категориям весь список разом.

О списке входящих мы уже упоминали в нашей статье, где спасались от прокрастинации.

Не сортируйте письма по папкам

Обычный поиск в почте может быть удобнее поиска по папкам. В США даже провели исследование на эту тему. Ученые пришли к выводу, что трата времени на категоризацию не покрывает временные затраты на поиск нужных писем и файлов. А более того, усложняет его. Попробуйте традиционную сортировку входящих и, возможно, вы к ней вернетесь.

Автоматизируйтесь по максимуму

Нет разницы, какой системой тайм-менеджмента пользоваться. Трата времени на одни и те же действия остается одинаковой при любой методике.

Единственное, что действительно сократит рабочее время и ускорит выполнение дел — автоматизация.

Максимально автоматизируйте все, что можете:

• Потестите сервис ifthisthenthat. Он создает разного рода правила. Например, у него есть возможность отсылать смс близкому человеку, когда у садится батарейка. Или автоматически сохранять фото, выложенные в соцсетях в dropbox.
• В работе храните шаблоны писем, которые часто используете. Заготовки отчетов. Любой документ, который использовался 2 раза — требует хранения как шаблона.
• Пылесос сам уберется в заданное время. Кофеварочная машина сварит кофе. А пароварка приготовит кашу к завтраку. Программируйте и используйте технику по-максимуму.

Знайте стоимость своего часа

Весь доход за месяц поделите на отработанное количество часов, это и есть стоимость часа работы. Эта информация нужна, чтобы отдавать работу на аутсорс тем, кто сделает ее быстрее и эффективнее.

Есть мнение, что пока не станешь платить деньги, чтобы освободить время для более важных и глобальных задач — бОльшие деньги не придут. Варианты задач для других: помощь по дому, доставка вещей, еды, найм специалиста для изготовления логотипа, сайта, личный ассистент. Это стоит не так дорого — ваше время дороже.

Записывайте все

Есть мнение, что если все записывать, отвыкаешь запоминать информацию. Но ведь и есть более интересные вещи, в которых тренируется память. Например, сервис викиум поможет онлайн прокачать голову. Здесь собраны разные тренажеры для мозга. Можно выбрать тренировку для памяти, внимания или что-то другое. И это бесплатно.

Привычка держать в голове бытовые вопросы, сравнима с подготовкой к марафону путем уборки квартиры.

Будьте организованны

Будь организован как буржуа, чтобы быть неистово оригинальным в работе. — Гюстав Флобер

Можно иметь непредсказуемое утро и получать удовольствие от нового в бытовых вещах. Либо очень скучный и организованный распорядок дня, не приносящий эмоций, но при этом необычную, насыщенную событиями жизнь, полную достижений.

Идея в том, чтобы не искать разнообразие в бытовых вещах. Тогда будет более наполненная жизнь в другом. Попробуйте есть один и тот же завтрак ежедневно на протяжении месяца — это позволит не тратить время выбор. Так у вас точно будут под рукой продукты для завтрака.

Если не искать эйфорию в бытовых вещах, появляется время и возможность обратить внимание на что-то важнее. Вспомните стиль Стива Джобса, он в этом точно разбирался :)

Подведем итоги

Не так важно, какой системой тайм-менеджмента пользоваться. Важнее минимизировать отвлекающие факторы и освободить время для приоритетных задач.

Шаги, которые поспособствуют этому:

• напишите 5 способов, которые помогут иметь больше времени в следующем месяце, квартале, году
• найдите 5 вещей дома и 5 вещей в работе, которые следует автоматизировать
• посчитайте, сколько стоит час работы. Определите 3 сферы работы, которые можно отдать на аутсорс.