Как правильно прокрастинировать и другие способы не сорвать дедлайн

Часто не хватает времени, чтобы сделать всю работу в течение дня. Решение есть!  Секрет управления временем — фокусироваться на приоритетном. Рассказываем, как.

Рассортируйте задачи по приоритету

Прежде всего, составьте матрицу приоритетов — она поможет выставить дело по приоритетности и в порядке выполнения. Так вы отследите задачи, близкие к дедлайну. Распределите дела в четыре колонки:

А) Срочные и важные дела — нужно выполнить сейчас. Нельзя пропускать или откладывать.

В) Важные, но не срочные дела. Полезно бы сделать, но можно и отложить.

С) Неважные, но срочные дела. Это мелкие вопросы — телефонные звонки, письма, совещания.

D) Рутинные дела, развлечения. Эти дела вы можете игнорировать — никто не заметит :)

Примеры важных и срочных дел:

• Защита диплома – сроки поджимают, а проект не готов.
• Срочный звонок поставщику, задерживающему заказ.

При переизбытке дел в  этом блоке возникает ощущение цейтнота. Это дела, требующие выполнения «сразу же».
В идеале нужно держать эту часть дел минимальной. Уменьшите блок до 1-2 проектов. Большее количество вместить в рабочее время невозможно.

Примеры важных и не срочных дел:

• Выполнение запланированных текущих дел – рутины.
• Планирование и подготовка перспективных проектов.
• Поддержание физического здоровья – медосмотры, физкультура, отдых.
• Самосовершенствование – чтение литературы, посещение тренингов.

Эта группа дел приносит удовлетворение жизнью. Уделяйте категории пристальное внимание. Хорошо, когда основная часть дел лежит в этой сфере, главное их закрывать. Они имеют стратегическое значение для любой сферы жизни.  

Примеры не важных, но срочных дел:

• Внезапный телефонный звонок.
• Навязанные встречи, от которых нельзя отказаться.
• Помощь в выполнении чужих дел.
  

Обычно это незапланированные второстепенные дела, которые не представляют большой важности для конечного результата. Эти дела невыгодно делать самостоятельно. Делегируйте их, если можете.

Примеры не важных и не срочных дел:

• Разговоры «ни о чем» по телефону или в соцсетях.
• Бесцельный просмотр телепередач.
• Компьютерные не развивающие игры.
  

Эти дела не имеют значения для проектов, в которых вы участвуете. Однако они вынуждают отвлекаться от важной работы. Не акцентируйте на них внимания: приучайте близких к sms в рабочее время (или вовсе отключайте личный телефон); избегайте праздных бесед, уклоняйтесь от совещаний, которые ничего не несут.

Так может выглядеть матрица:

Делегируйте

Велик соблазн делать задачи самостоятельно: «так будет быстрее, сроки поджимают, никто не справится». Если вы ведете проект, сосредоточьтесь на задачах, которые увеличат прибыль. Остальное — отдайте профессионалам. К примеру, бухгалтер сильнее в вопросах сдачи отчетности.

Работа в одиночку мешает коллективным проектам. Искать решение задач лучше мозговым штурмом. Устраивайте собрания и анкетные опросы. Варианты решений значительно расширятся. Для удобства восприятия используйте маркерные доски, схемы, таблицы. Подробнее о мозговом штурме в статье changellenge.com.

 

Используйте приложения и сервисы

Покончите с бумажным хаосом на рабочем столе, ежедневниками и бессвязными заметками в телефоне, про которые вы вряд ли вспомните.

Приложения облегчат жизнь, напомнят о делах и сроках выполнения. Десятки сервисов организуют процессы легче: продумают рабочий график, отследят дедлайны, будут контролировать совместные проекты. Попробуйте и найдите свой. Выберите о свое приложение в нашей подборке.

 

Переносите дела

Прокрастинация принесет результат, если использовать ее с умом. Делайте то, что по плану сегодня. Если в течение дня появляются новые дела, перенесите списком на завтра. Такой список называют «закрытым».

Пока дела висят с пометкой «сделать завтра», подумайте: когда их выполнить, и нужно ли? И как сделать лучше: сразу или разделить на небольшие подзадачи? Если задание срочное, всё равно записать.

Подробнее об этой системе читайте в книге Do it tomorrow Майка Форестера.

Поправка под коллективный проект:

Все, что блокирует работу других людей — следует делать сразу, вне зависимости от приоритета. И приучайте к такому остальных.*

*в борьбе за экологичность отношений в коллективе :)

 

Работайте со списком задач

• Сформируйте «открытый список» — для дел, насчёт которых не уверены. Потом решите, что с ними делать.
• Группируйте родственные дела между собой (звонки, встречи, работа с документами).
• Нудные дела разбейте на несколько дней. Иначе на них уйдет весь день, а другие будут простаивать. Также с большими проектами — разбейте на 1-2 подзадачи и выполняйте ежедневно.
• Не планируйте того, что не осилите. Записанные 10 дел и выполненные как попало 6 из них — лишняя работа на будущее.
• Папка «хвосты» (незаконченные письма, недописанные эссе, неотправленные заявки) — с них начинать рабочий день. Так постепенно разберетесь с незавершенкой.

Сервис для переноса дел тут.

 

Оптимизируйте результаты

Эта модель подходит, если дедлайн не сегодня вечером. Поможет с теми же временными затратами сделать работу лучше.

Делим задачу на 3 равных периода:

• Накопление идей
• Разработка концепции
• Готовый продукт

Таким образом трижды ставится дедлайн и достигается результат. На двух этапах — промежуточный, на третьем – итоговый. Модель помогает уложиться в сроки и дойти до финиша, сохранив мотивацию. Так команда яснее понимает следующие шаги – проект видится как близкий и достижимый. Ведь дважды команда достигла намеченных точек.

Подробнее об этой модели можете прочитать в «Книге решений» Микаэля Крогеруса и Романа Чеппелера.

 

Разбивайте задачи

Все задачи, сроки выполнения которых превышают 1 день, должны быть разбиты на более мелкие отрезки. Длинные сроки не мотивируют, т. к.есть чувство запаса времени.

С подобным делением отлично помогает ресурс trello. В нем можно заводить  отдельную доску под задачи. Помогает видеть, что сделано, а что еще предстоит.

Протестили сами, ставим лайк.

Это может выглядеть:

Используйте «метод помидора»

Это техника тайм-менеджмента, которая предполагает разбиение задачи на 25-минутные периоды с короткими перерывами. Работая таким образом, вы повысите сосредоточенность. Постепенно, если чувствуете, что перерывы уже не так нужны, можете убрать (но не все конечно).

Более долгий перерыв лучше начать делать, когда уже начали работу над новой задачей. Потому что во время перерыва могут появиться мысли относительно выполнения и мотивация продолжить начатое.

 

Отказывайтесь делать

Это уловка для мозга, которая снизит значимость работы. Например, если нужно написать эссе, можете попробовать убедить себя в обратном: «Я не собираюсь писать эссе, я просто прочитаю пару заметок и напишу пару предложений». Это не звучит так страшно, а когда войдете в состояние потока, уже забудете об этой уловке.

 

Придумайте награду

В работе важно себя поощрять. В компаниях, ведущих грамотную политику управления персоналом, сказали бы – нужна эффективная система поощрения. Почему бы и вам не применить к себе систему поощрений? Похвалите и вознаградите себя. Например, походом на массаж или прогулкой на лошадях. Кто много работает — заслуживает хороший отдых. И это отличный способ разнообразить досуг, на который как всегда не хватает времени.

 

Подведем итоги:

1. Распределяйте задачи по степени важности. Время от времени останавливайтесь, спрашивайте себя, что делаете и для чего. И делайте упор на «Важно, но не срочно».
2. Делегируйте все неважное и то, в чем вы не специалист.
3. Нет многозадачности — делайте одно дело за раз
4. Используйте приложения и сервисы для отслеживания сроков и задач.
5. Для крупных проектов — тройной дедлайн. Для отслеживания их прогресса — MindMap и trello.com
6. Записывайте все поступающие задачи. Переносите на следующий день то, что не планировалось делать.
7. Берите ответственность и устанавливайте четкие сроки выполнения. Хотеть сделать и выразить намерение сделать — разные вещи.
8. Отдельно ведите список «хвостов» и закрывайте понемногу, по 20-30 минут в день.
9. Изучите свою «пропускную способность». Измерьте количество времени на выполнение разных типов задач. Это поможет в будущем выделять точное время под задачи
10. Хвалите и награждайте себя за проделанную работу.

Источник изображения