Как интернет-маркетологу управлять задачами: 20+ инструментов

“Чтобы быть продуктивным, нужно работать побольше и подольше” - знакомое убеждение?  Кажется, что у успешных людей не должно хватать времени на нерабочие вопросы.

Однако чтобы достигать целей, просто нужно быть дисциплинированным и развивать правильные привычки.

Замечали, что как только вы погружаетесь в работу, вы забываете про свой график и распределение задач? Не важно, где вы работаете - в офисе или удаленно.
Самое простое решение проблемы - использовать специальные инструменты и успевать больше,  не забывая про личную жизнь.

Вы не можете управлять временем - вы можете управлять только собой.

Сегодня же начните структурировать свой  рабочий график, и пусть это станет вашей первой задачей на пути к личной эффективности.

А чтобы помочь вам, делимся сервисами, которыми пользуемся сами при выполнении ежедневных задач.

Для делегирования задач

Есть инструменты, чтобы грамотно делегировать и контролировать поручения и освободить время от рутины.

Мегаплан — это корпоративная CRM-система, простая и удобная в пользовании:

• помогает управлять продажами: выставлять счета и следить за воронкой продаж
• наводит порядок в задачах и следит за сроками

Подобные сервисы структурируют работу с сотрудниками. За несколько секунд можно поставить задачу, выбрать ответственного, участников, поставить  дедлайн и т.д.

В MyAcademy мы используем CRM-систему Битрикс24. Он подойдет малому и среднему бизнесу, и даже крупным территориально-распределенным компаниям.

 

Управлять задачами и проектами также можно с помощью Todoist.

Это облачный сервис, в который можно быстро добавлять проекты и делиться задачами с коллегами или друзьями. Удобно, чтобы работать в режиме реального времени над совместными проектами и целями. Можно синхронизировать аккаунты на разных устройствах.

Any.Do - аналогичное приложение, в котором можно вести весь список дел. В функционале есть списки, напоминания по времени, сортировка задач по приоритетности, десктопное Chrome-приложение, что позволяет работать с Any.Do как на компьютере, так и на iPhone.

Использование мобильного телефона в качестве личного таскменеджера  - незаменимая вещь:

1. список задач будет всегда под рукой
2. можно настраивать напоминания и получать их, где бы вы не находились

Приложение Google Tasks – это менеджер задач, посредник между почтой Gmail и Google Calendar. Помимо создания списка дел и задач можно присваивать задачам статус, выбирать время напоминания и устанавливать их цикличность. Кроме того, задачи можно «расшаривать» по почте, смс, bluetooth и Facebook.

 

Для управления временем

Лучшие результаты достигаются, когда человек работает сфокусированно над задачей, ни на что не отвлекаясь.

Проверенное средство, чтобы сконцентрироваться на работе  — поставить таймер на 25 минут.  Воспользуйтесь обычным кухонным таймером или приложением на телефоне.

Для iOS можно скачать Simple Pomodoro Timer, Promodoro, Repeat Timer.

Для Android есть приложения Pomodroido, Clockwork Tomato.

Как работать по методу помидора:

1. Установите таймер на 25 минут.
2. Начните работу над одной задачей, сфокусируйтесь на ней и работайте, пока таймер не зазвонит.
3. После этого сделайте перерыв 5 минут.
4. На время перерыва отвлекитесь от работы. Можно выйти из офиса на небольшую прогулку.
5. Потом снова вернитесь к работе и поставь таймер на 25 минут.

На это время выключайте все уведомления и закрывайте вкладки, которые могут помешать и отвлечь. Если, конечно, ваша работа не связана с мгновенными ответами на сообщения.

После «4 помидоров» (100 минут работы и 15 минут перерывов в сумме), сделайте перерыв на 15-20 минут.

В это время рекомендуем заняться физической активностью — поприседать, подтянуться на перекладине. Идеально — побегать или пройтись быстрым шагом.

 

Для избавления от хаоса в почте

Хотите быстро и удобно работать с email — наведите в нем порядок.  Отсортируйте входящие сообщения по типам папок, чтобы быстро найти нужное письмо. Так вы  не будете беспокоиться, что упускаете что-то важное. Порядок в ящике упрощает работу и экономит время.

Возьмите за правило расчищать почту 1 раз в день. Вы будете тратить на это 30 мин в удобное время и больше не возвращаться к этой задаче.

Все, на что можно ответить сразу — отвечать 1-2 предложениями. Все, над чем нужно подумать — пересылать в Evernote или другой задачник, а все, что считаете ненужным —  удаляйте сразу или отправляйте в спам.

Создавайте папки и фильтры в почтовом ящике, чтобы быстро найти письма от определенного отправителя или по конкретной теме.

В Gmail, например, это легко сделать через вкладку «Фильтры» в настройках:

Чтобы ничего не забывать

Записывать мысли в блокнот — простой метод освободить мозг, тем самым увеличив свою продуктивность.

Записывайте свои мысли 2 раза в день — утром, перед тем как приступать к работе, вечером, после рабочего дня и сразу как идея приходит в голову - удобно записать ее сразу и не искать блокнот и ручку.

Пишите всё, что приходит в голову: все идеи и переживания. Вы почувствуете, насколько вам станет легче, спокойнее и как это увеличит вашу продуктивность. Вы сможете вернуться к ним, когда будете в настроении решать их и воплощать в жизнь.

Для планирования времени и ведения проектов

Календарь Google для создания и синхронизации расписания. Между встречами в кафе, разговорами и конференциями в Skype трудно удержать все в голове. Ваша жизнь изменится с такими инструментами, которые синхронизируют все важные мероприятия в одном аккаунте.

Как только подтверждается встреча, событие или интервью по электронной почте, ваше событие будет отображаться в календаре. Можно установить напоминание о событии за месяц, неделю, день или час.

 

Google Drive и Яндекс.Диск предназначен для хранения файлов. Советуем загружать и отправлять все файлы в сервис, или сохранять на Google Диск.

Например, MyAcademy  студенты имеют доступ к общей папке на аналогичном Яндекс.Диске. В этой папке хранятся все материалы и обновляются у всех студентов, как только мы добавляем новые материалы.

Evernote помогает сохранять и делиться идеями, документами и заметками.

Мы сохраняем и делимся внутри MyAcademy важными записями, шаблонами и своими мыслями. А еще собираем заметки, изображения и напоминания. Их можно расшарить сотрудникам по адресу почты. Все заметки синхронизируются на ваших устройствах.

Evernote  бесплатен при условии использовании одного аккаунта не более чем на 2 устройствах. Можно установить на любой компьютер или телефон.

Важное правило — не создавайте сотни блокнотов под каждый проект.

 

Чтобы правильно настроить личную систему на основе Evernote, освойте 3 основных принципа, по которым она работает:

1) Сбор информации. Evernote — идеальный инструмент для сбора информации.  Мы используем Evernote, чтобы собирать всю информацию в одном инструменте»: будь это текстовые заметки, фотографии или далее аудио. Так наши идеи теряются.

2) Хранение. С Evernote легко хранить  всю информацию в одном месте. Все?, что на вас сыпется в течение дня, фиксируйте во «Входящих». Все ваши «незавершенные циклы» должны храниться здесь.

3) Организация и обработка. Следует периодически проверять входящие сообщения, удалять ненужные, и сортировать то, что действительно имеет большое значение. Так вы не запустите свой аккаунт и будете  проверять все вовремя.

 

Для работы с клиентами

FreshBooks - это облачное программное обеспечение для отслеживания рабочих часов, клиентских задач и расходов. Она автоматически выставляет счета и фиксирует их изменения. Создано для тех, кто работает с клиентами и нуждается в инструменте управления своей бухгалтерией.

Подойдет владельцам небольших компаний (дизайн-студий, PR-агентств, рекламных агентств и т.п.), а также людям, работающим на себя.

Paypal - это онлайн-инструмент, чтобы принимать платежи и оплачивать счета. Можно связать его с учетной записью FreshBooks, чтобы получать платежи от клиентов. Также можно использовать Paypal для оплаты повторяющихся ежемесячных транзакций, таких как реклама в Facebook, Photoshop CC и Mailchimp и др.

Мы используем платежный сервис Яндекс.Касса. Через нее можно принимать платежи на счет компании в интернет-магазинах и онлайн-сервисах, на сайтах и в офлайне — платежи с банковских карт и не только. А также формирует онлайн-чеки для интернет-магазинов.

 

Для работы с контентом

Canva - онлайновый конструктор для создания баннеров, визиток, иллюстраций, постеров и многого нужного для визуального оформления в интернете. Конечно, лучший визуальный контент создают дизайнеры, художники, фотографы и т.д. Они используют специальное ПО и мощные компьютеры. Но если вам нужно самому быстро сделать качественный контент, почему бы не использовать бесплатный качественный инструмент?  

За пару минут можно сделать незамысловатый пост под любые требования и размеры:

Пользователям Canva доступны десятки шаблонов, бесплатных изображений, коллекций иконок, шрифтов, фонов, цветов. Также вы можете начать с чистого листа и создать собственные брендированные шаблоны.

 

Mailchimp - это один из самых популярных в мире сервисов e-mail маркетинга. Позволяет бесплатно рассылать письма по базе до 2000 подписчиков и отправлять до 12 000 писем в день.

Также в нем можно отслеживать эффективность рассылки. А подробные отчеты помогают совершенствовать email стратегию.

В  MyAcademy мы используем GetResponse - сервис почтовой рассылки, очень удобный и многофункциональный. Можно делать триггерные рассылки, вебинары, различные формы подписки.

Есть также функция “Идеальное Время”, с помощью которой можно понять, в какое время подписчики скорее всего откроют письмо и кликнут по нужным ссылкам.

Например, клиент чаще всего проверяет почту по вечерам. GetResponse вычисляет для нее идеальное время отправки в интервале с 7 до 8 вечера. По прогнозу системы, в это время человек  наиболее чаще открывает письма и кликает по ссылкам.

Расчеты GetResponse базируются на предыдущих рассылках, отправленных клиенту не только вами, но и другими пользователями. И это делает их еще точнее.

Hootsuite - это сервис автоматизации социальных сетей. Инструмент поможет легко создать, управлять и планировать контент в Facebook, Twitter, Instagram, LinkedIn и Google Plus.

Маркетинговая платформа для инстаграм Later помогает управлять контентом для социальной сети Instagram. Загружать изображения с компьютера, копировать в заголовке сообщения и создавать хэштеги.

SMMplanner — еще один сервис для публикации в социальные сети. Мы используем его. С его помощью можно публиковать в Instagram, Facebook, ВKонтакте, Twitter, Теlegram, Одноклассники, Pinterest и Viber.

Заключение

Чтобы эффективно управлять своим временем и задачами, нужно научиться правильно контролировать рабочий процесс и фокусироваться на задачах. Интернет-маркетологам и предпринимателям без помощи специальных сервисов достигнуть этого состояние практически невозможно.

Выберите подходящие вам и обеспечьте себя необходимыми инструментами, чтобы работалось с удовольствием и без нервов:)

Список задач и нужных для их решения инструментов поможет вам быстро начать организовывать свое рабочее время:

1. Для делегирования задач - Мегаплан, Битрикс24, Todoist, Any.Do, GTasks.
2. Для управления временем - Simple Pomodoro Timer, Promodoro, Repeat Timer.
3. Для избавления от хаоса в почте - настройки вашей почты.
4. Чтобы ничего не забывать - Календарь Google, Google Drive, Яндекс.Диск, Evernote.
5. Работа с клиентами - FreshBooks, Paypal, Битрикс24, Яндекс.Касса.
6. Управление контентом - Canva, Mailchimp, GetResponse, Hootsuite, Later, SMMplanner и др.

Инструменты, которые мы рассмотрели в статье, помогут вам структурировать работу, улучшить продуктивность сотрудников и вывести бизнес на новый уровень. Главное, что от вас потребуется, это изучить все инструменты, выбрать те, которые подходят под ваш бизнес, внедрить и превратить в привычку.

Мы перечислили лишь некоторые задачи и сервисы, которыми пользуемся сами и будем обновлять список, по мере нахождения новых инструментов.
Поделитесь в комментариях,  какими сервисами для упрощения своей работы вы пользуетесь  - мы пополним этот список.

 

Желаем успехов!