Как планировать свое время и делегировать задачи: 6 сервисов для работы

Не для всех удаленная работа стала приятным бонусом во время пандемии, многие столкнулись с тем, что перестали разделять рабочее и личное время. Утренние часы перешли в ночные, а выходные дни в рабочие… При таком режиме может произойти сбой биоритмов и выгорание. Как этого избежать?

Чтобы достигать целей, нужно быть дисциплинированным и грамотно распределять нагрузку в течение дня. Важно уметь управлять своим временем вне зависимости от места работы. В этой статье мы собрали 6 сервисов, которые помогут вам быть эффективным.

Для чего нужен Task Manager?

Таск-менеджеры – это сервисы для управления задачами, которые позволяют ставить задачи и дедлайны, отслеживать эффективность выполнения работы, вести бизнес-процессы и внутреннюю переписку.

Основная ценность сервисов для совместной работы в том, что они помогают разгрузить мозг и освобождают место для решения наиболее приоритетных задач. При грамотном управлении временем эффективность работы повышается, при этом вы не перегружаетесь и следуете своему плану.

• Битрикс24

В MyAcademy мы используем CRM-систему Битрикс24 – это облачный сервис для совместной работы. Система помогает работать вместе на видеозвонках до 24 человек, хранить файлы на диске, использовать календари, создавать группы, рабочие отчеты, задачи с соблюдением сроков, бизнес-процессы и другие инструменты для работы в офисе или из дома.

У сервиса есть шесть тарифов – платные и бесплатные, в зависимости от списка задач и количества людей в команде. Есть бесплатный доступ к основным функциям сервиса в базовом режиме.

Платные:

1. «Старт +» – 790₽/мес. при оплате за год, до двух пользователей в команде. Расширенные возможности для CRM, чатов и звонков, задач и проектов, поддержка клиентов в онлайн-чате.
2. «CRM +» – 2390₽/мес. при оплате за год, до шести пользователей в команде. Идеально для небольших отделов продаж, возможности онлайн-администрирования.
3. «Задачи +» – 2390₽/мес. при оплате за год, до 24 пользователей в команде. Оптимальное решение для работы над проектами, контроля сроков и качества.
4. «Команда» – 4790₽/мес. при оплате за год, до 50 пользователей. Выбор для автоматизации продаж в CRM и проектной работы
5. «Компания» – 9590₽/мес. при оплате за год, число пользователей не ограничено. Максимальные возможности для всей компании

• Todoist

Сервис содержит все необходимые функции: установка дедлайнов, создание подзадач, управление проектами, присвоение ярлыков и фильтрация элементов по различным признакам. Это облачный сервис, который чаще используют для личных целей, но в нем также есть и командная работа. Можно синхронизировать аккаунты на разных устройствах, быстро добавлять проекты и делиться задачими с коллегами или друзьями. Интерфейс на русском языке.

Интерфейс простой, здесь задачи отображаются в виде списков. К задачам можно добавлять сроки выполнения, настраивать напоминания на телефон или почту, создавать подзадачи и присваивать приоритеты.

В Todoist также есть бесплатный тариф, который позволяет создавать до 80 проектов, в одном аккаунте могут работать до 5 пользователей. И 2 платных тарифа:

1. «Премиум» – 299₽/мес. – до 300 проектов на одного пользователя и до 25 человек на проекте.
2. «Бизнес» – 329₽/мес. – до 500 проектов на пользователя и до 50 человек в проекте.

• Asana

Онлайн-сервис для управления проектами и задачами, позиционируется как инструмент для командной работы, но также подойдет для личной организации.

Сервис подойдет тем, кому нравится работать со стикерами и отслеживать прогресс в работе – интерфейс организован по системе канбан-досок.

Интерфейс только на английском языке, но с помощью расширения для Chrome «Asana Translate», можно перевести страницу. В бесплатной версии доступен широкий функционал, но задачу можно закрепить только за одним пользователем, нельзя отследить время потраченное на задачу и эффективность работы.

• Мегаплан

Это корпоративная система управления взаимоотношениями с клиентами, которая помогает структурировать рабочий процесс. В сервисе можно выставлять счета и следить за воронкой продаж, можно составить отдельный список задач со сроками для каждого сотрудника и следить за их выполнением.

• Trello

Многие любят этот сервис за простоту и наглядность, можно использовать для личных целей и для работы небольших команд. Такс-менеджер работает на основе канбан-досок, которые предполагают последовательный контроль за этапами производства. На бесплатном тарифе можно создавать и управлять задачами, загружать и обмениваться файлами, на одного пользователя – до 10 досок.

 Платформа поддерживает интеграцию с популярными сервисами: Google Drive, Evernote, Dropbox, OneDrive, MailChimp.
Интерфейс доступен на русском и английском языках.

Платный тариф:
25$/месяц за гибкое разграничение прав доступа, выгрузку данных.

• Wrike

Это облачный сервис для совместной работы над проектом. В нем можно планировать долгосрочные задачи, формировать отчеты, следить за эффективностью и нагрузкой сотрудников, общаться с командой.

В сервисе также можно планировать задачи на каждого сотрудника в диаграмме Ганта. Диаграмма Ганта – это визуальный способ отображения запланированных задач, который используется для иллюстрации графика работ по какому-либо проекту. На основе этих данных в отдельной вкладке отображается интерактивный график загрузки всех участников проекта.

При создании задач можно отмечать ответственных и расставлять повышенный приоритет в задачах, ставить дедлайны и срок работы. Есть функция таймера, который отсчитывает время потраченное на каждую задачу.
Бесплатный тариф открывает доступ для команд с 5 участниками, за расширенные опции нужно платить от 700 до 2000 рублей в месяц за одного пользователя.

Язык интерфейса – русский.

• Notion

В сервисе можно не только управлять задачами, но использовать в виде блокнота с заметками, работать с документами, хранить фалы и вести планер, создавать канбан-доски, вести проекты для совместной работы, вести трекер привычек и много чего еще. Notion может заменить приложения Evernote, Google Doc и Todoist – он совмещает в себе все эти функции.

Задачи можно фильтровать по разным параметрам: по статусу, по исполнителю, по дедлайну и т.д.

Интерфейс доступен только на английском языке, но также можно установить расширение для брайзера с переводчиком.

Статьи по теме:

Как интернет-маркетологу управлять задачами: 20+ инструментов
Как успевать учиться и работать: лучшие приложения, чтобы повысить продуктивность